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Solution courriers entrants

Diffusez votre courrier, d’un clic

Courrier entrant Documalis

Acquisition - Numérisation

La solution Courrier intègre les logiciels de numérisation des courriers entrants, numérisables à l’unité ou en lots. Plus encore, elle permet de collecter automatiquement les télécopies entrantes et les emails via les copieurs-fax numériques en réseau ou par lecture d’une boîte aux lettres spécifique.
Enrichissement des documents

Recherche en GED
Documalis
vous donne la possibilité d’enrichir vos courriers : tampons, annotations, commentaires, signatures numériques. Toutes ces informations sont associées au document et accessibles lors d’une recherche dans la GED
Documalis

Le workflow de distribution du courrier entrant


Le courrier postal et les fax sont réceptionnés quotidiennement, préparés pour passage au scanner recto/verso et numérisés en lots, en exploitant les technologies de détection automatique des pages blanches et la séparation des documents par séparateur code à barres ou simple tampon appliqué sur la première page des documents. Ces documents sont immédiatement transformés en format PDF avec OCR pour bénéficier de la recherche plein texte du moteur de GED, avant même que les courriers n’aient été distribués ou validés par les services.

Le responsable de la distribution sélectionne alors le ou les destinataires des courriers de manière visuelle, pour information, traitement, validation ou réponse. Il peut apposer des tampons et des commentaires sur les copies PDF des documents numérisés avant distribution. Il soumet ensuite les documents importants à un ou plusieurs superviseurs qui lisent, contrôlent, commentent, et complètent éventuellement la distribution vers les services ou les individus en charge du traitement.


mail-organisation

Les services reçoivent les documents PDF annotés, horodatés qui leurs sont destinés, pour traitement, ou renvoi vers d’autres services ou d’autres individus au besoin durant toute la vie active du document. Bien entendu, toutes ces opérations se font sur un document unique accessible à plusieurs individus au besoin, stocké en GED qui garantit l’intégrité du document original et la traçabilité des opérations réalisées par les utilisateurs, en fournissant statistiques et rappels automatisés.

Interface ergonomique

Les interfaces
Documalis
sont ergonomiques et très accessibles. Le glisser-déposer prend tout son sens avec Documalis ! Les bannettes virtuelles affichées sur votre bureau vous permettront de gagner un temps précieux !
Mise sous-pli externalisée

Documalis
vous permet d’automatiser la mise sous plis externalisée de vos courriers. Rédigez votre courrier dans un éditeur de texte quelconque, glissez-le dans la bannette courrier prédéfinie et votre courrier sera automatiquement délivré par voie postale au destinataire.

Fonctionnalités essentielles de la distribution du courrier entrant

  • Une numérisation rapide et industrielle sur des scanners professionnels
  • Des PDF avec OCR texte, de très bonne qualité et petite taille
  • Une distribution du courrier automatisable par code-barres Datamatrix
  • Des fonctions de dispatching et supervision « comme en papier »
  • Une traçabilité intégrale des opérations sur les courriers entrants
  • Des statistiques et rappels automatisés sur les temps de traitement
  • Les réponses directes grâces au flux de rédaction collaborative
Distribution des mails entrants

Dispatching graphique du courrier
La solution Courrier comprend un écran de dispatching du courrier numérisé accessible depuis les postes utilisateurs autorisés à dispatcher les documents, au niveau global vers les services, puis dans les services entre individus.
Recherche

La GED
Documalis
, en mode Full Web, vous permet de faire des recherches en plein texte sur le contenu, la date, le plan de classement, les métadonnées...
Traçabilité

Les courriers numérisés sont tracés dès leur capture ou leur numérisation par les logiciels
Documalis
. À chaque étape de leur traitement (OCR, RAD, LAD, transformation en PDF), les informations de traçabilité sont ajoutées dans le conteneur documentaire ZDOC normalisé.

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