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Signature électronique

Enfin simple et reconnue...

Signature électronique de documents

La signature électronique


La signature électronique est légale et applicable simplement pour toutes les éditions, les documents numériques, ou scannés grâce à la norme NFZ42-013.
Documalis
intègre nativement la signature électronique à tous les niveaux : déclaration des utilisateurs, workflow, gestion documentaire, publication.

Les certificats de signature


Documalis
dispose d’un module de signature serveur permettant à une entreprise de signer des documents de manière automatique au nom de l’entreprise (factures, commandes, rapports, audits…). Cette signature est souvent exploitée conjointement avec un routage des documents vers un coffre-fort électronique.
La signature « légale » de niveau 3 à clé physique

Ajout annotations et tampons PDF

La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflow et son stockage dans la gestion documentaire.




Les certificats et signatures Documalis


Documalis
génère ses propres certificats de signature pour l’ensemble des utilisateurs internes du système, ce qui vous évite de dépenser inutilement pour l’acquisition de certificats probants. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent signer les documents (ou leurs copies PDF) lors de leur circulation dans les circuits décisionnels (Workflow) de type commande, achat, facture ou validation de courriers.
Documalis
autorise également la signature graphique dans les PDF, par apposition d’un « layer de signature » contenant l’image numérisée de la signature. Celle-ci n’a aucune valeur juridique, mais est très largement utilisée pour les phases de validation ou d’approbation interne des documents.

La norme Afnor NFZ 42-013


afnor
La norme NF Z42-013 régit les règles de dématérialisation des documents pour leur conférer un caractère légal et assurer une conservation à long terme. Elle concerne tout particulièrement la numérisation des documents physiques et définit les conditions de numérisation, de traitement, de signature et de mise au coffre obligatoires pour le côté probant.
La suite
Documalis
est d’ores et déjà compatible avec la dernière version de la norme.

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