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Gestion Documentaire

Des documents bien archivés, vite recherchés et toujours retrouvés

Types de recherches

La GED dispose de plusieurs modes de recherches complémentaires, permettant à chaque service de travailler dans un mode de stockage et de recherche adapté à son organisation : recherche plein texte, par dossiers, par index multicritères, par arborescence… Un même document peut être recherché selon plusieurs modes de recherches, en fonction des droits de l’utilisateur de la GED.

Enrichissement des documents

Enrichissement simple des documents en GED

La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage dans la gestion documentaire.

Déclenchement de Workflow

La gestion documentaire est nativement interfacée avec le module de workflow : il est très facile de déclencher un workflow à partir d’un document ou d’une liste de sélection de la GED. Les documents sont transférés au Workflow grâce au format d’échange normalisé ZDOC qui permet de conserver tous les commentaires, la traçabilité et la copie PDF annotée d’origine.

Archivage gros volumes et long terme

Documalis

est capable de conserver de très gros volumes de données dans un but de recherche, consultation et extraction uniquement. Dans cette configuration, les vignettes et copies PDF sont généralement désactivées afin de minimiser l’espace sur disque et de faciliter le backup.

Mode Web

Le module de gestion documentaire de

Documalis

dispose d’une interface full Web pour la recherche et la consultation des documents par les utilisateurs. Un simple navigateur IE ou Firefox suffit, sans nécessiter l’installation de Plugin, d’ActiveX ou autre moteur Java très contraignant pour les utilisateurs et administrateurs sécurité. Les documents sont présentés sous plusieurs formes à l’écran : liste de résultats en tableaux, vues en vignettes de plusieurs tailles, affichage direct du document PDF dans le navigateur Web...