Glossaire de la GED et de la dématérialisation

Les termes de la GED, expliqués simplement

Archivage probant

Conservation d’un document électronique permettant de prouver son intégrité et sa fidélité à l’original dans la durée. Voir l’archivage probant.

Bannette documentaire

Espace de préparation où les documents entrants sont regroupés, contrôlés et orientés avant leur classement définitif en GED.

Borne de numérisation

Poste de numérisation guidé qui injecte les documents papier dans le système documentaire avec leur contexte.

Coffre-fort numérique

Espace de stockage sécurisé, souvent nominatif, destiné à conserver des documents sensibles ou personnels.

Durée de conservation

Période pendant laquelle un document doit être conservé, fixée par la loi ou par l’organisation selon son type.

ECM

Enterprise Content Management : gestion de l’ensemble des contenus d’une entreprise, au-delà des seuls documents. Terme anglo-saxon proche de la GED.

eIDAS

Règlement européen qui encadre l’identification électronique et les services de confiance, dont la signature électronique et ses trois niveaux : simple, avancée et qualifiée.

e-reporting

Transmission à l’administration fiscale de données de transaction et de paiement qui ne passent pas par une facture électronique B2B domestique, par exemple les ventes à des particuliers.

Factur-X

Format de facture électronique hybride : un PDF lisible par l’humain qui embarque les données de facturation au format XML. L’un des trois formats de la réforme, avec UBL et CII.

GED

Gestion électronique de documents : ensemble des outils qui permettent de capturer, classer, retrouver, faire circuler et conserver les documents d’une organisation. Voir le logiciel GED Documalis.

HDS

Hébergement de données de santé : certification obligatoire en France pour tout hébergeur qui conserve des données de santé à caractère personnel pour le compte d’un tiers.

Horodatage

Procédé qui associe une date et une heure fiables à un document ou à une action, pour prouver qu’il existait à ce moment-là.

Indexation

Association de métadonnées à un document pour le classer et le retrouver par critères.

LAD

Lecture automatique de documents : extraction des données utiles d’un document (numéro, date, montant, fournisseur). Voir la capture.

Marque blanche

Produit développé par un éditeur et commercialisé par un autre sous sa propre marque. Voir la GED en marque blanche.

MCP

Model Context Protocol : protocole ouvert qui standardise la connexion des applications et des agents d’IA à des outils et à des sources de données. Voir le serveur MCP.

Métadonnée

Information qui décrit un document : type, date, auteur, client, montant, statut. Les métadonnées permettent le classement et la recherche.

NF Z 42-013

Norme française qui définit les exigences techniques et organisationnelles des systèmes d’archivage électronique, pour conserver des documents de façon intègre, traçable et pérenne.

OCR

Reconnaissance optique de caractères : transformation de l’image d’un document en texte lisible et recherchable.

PDF/A

Version normalisée du format PDF conçue pour l’archivage à long terme : le document reste lisible à l’identique dans le temps.

Plan de classement

Organisation logique des documents d’une structure (par service, activité ou type) qui guide leur rangement.

Plateforme Agréée (PA)

Plateforme immatriculée par l’administration fiscale pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques. Anciennement appelée PDP. Voir la facturation électronique.

RAD

Reconnaissance automatique de documents : identification du type d’un document (facture, contrat, courrier) pour lui appliquer le bon traitement.

SAE

Système d’archivage électronique : outil qui conserve des documents figés avec valeur probante, sur la durée.

Signature électronique

Procédé qui permet de signer un document numérique avec une valeur juridique reconnue. Voir la signature électronique.

Stockage S3

Stockage objet compatible avec le standard S3, conçu pour de gros volumes, la montée en charge et l’intégration à des applications.

Workflow

Circuit qui fait passer un document par des étapes définies (contrôle, validation, signature, archivage), avec un responsable par étape. Voir les workflows.