Responsable du traitement et périmètre
Le responsable du traitement des données recueillies sur le site Documalis est Scanpoint Software, SAS, SIREN 479 261 059, située au 12 rue Clément Ader, 44118 La Chevrolière, France.
Pour toute question ou demande concernant vos données personnelles, écrivez à contact@documalis.com ou par courrier au siège social, en précisant « Données personnelles ».
Cette politique concerne la consultation du site et les demandes transmises depuis son formulaire de contact. Elle ne décrit pas le traitement des documents confiés aux logiciels Documalis dans le cadre d’un contrat client, qui relève des documents contractuels propres à ce service.
Données concernées
Le formulaire permet de transmettre votre prénom, nom, adresse e-mail, entreprise, fonction, profil d’organisation, objet de la demande et message. Les champs obligatoires sont signalés dans le formulaire. Sans ces informations, la demande ne peut pas être envoyée ou traitée correctement.
La validation de la case relative à l’utilisation des données accompagne l’envoi de votre demande. Elle n’équivaut pas à un accord pour recevoir une lettre d’information ou des campagnes commerciales sans rapport avec cette demande.
La consultation d’un site implique également la communication de données techniques aux services qui délivrent les pages et ressources, notamment l’adresse IP et les informations transmises par le navigateur. Merci de ne pas inclure de données sensibles, de mots de passe ou de documents confidentiels dans votre message.
Finalités et bases juridiques
- Répondre à une demande d’information : notre intérêt légitime à traiter les sollicitations reçues et à échanger avec leurs auteurs.
- Préparer une démonstration, un devis ou une prestation demandée : l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, lorsqu’elles concernent un contrat avec vous ; dans les échanges professionnels pour le compte d’une organisation, notre intérêt légitime à répondre à cette organisation.
- Assurer le fonctionnement du site et traiter les incidents ou usages abusifs : notre intérêt légitime à maintenir un service disponible et à protéger son utilisation.
- Répondre à une demande d’exercice de droits ou à une obligation légale : le respect des obligations légales applicables.
Le formulaire n’a pas pour objet de vous inscrire à une lettre d’information. Tout traitement supplémentaire doit faire l’objet d’une information adaptée et, lorsque la loi l’exige, de votre consentement.
Destinataires et transmission des demandes
Vos demandes sont destinées aux personnes chargées de leur traitement pour Documalis au sein de Scanpoint Software et des équipes du groupe Wakastellar concernées par votre demande.
Le formulaire transmet les informations au service de réception des contacts de Wakastart, accessible sur wakastart.com, afin qu’elles soient prises en charge dans la boîte de réception partagée du groupe. La mention de provenance Documalis accompagne cet envoi.
Les prestataires techniques nécessaires à la fourniture du site et du service de contact peuvent intervenir dans ce circuit. Le site utilise Lovable et Cloudflare. Les mentions légales publiées par Wakastart identifient notamment Lovable et son service Cloud pour la réception et le stockage des formulaires. Cette politique n’affirme pas que toutes les données sont hébergées en France.
Prestataires internationaux
Certains prestataires utilisés pour délivrer le site ou ses ressources sont établis hors de l’Espace économique européen. Urbanist est actuellement chargé depuis Google Fonts : votre navigateur contacte les serveurs de Google pour obtenir cette police et leur transmet les données techniques nécessaires à cette requête.
La localisation d’un prestataire ne permet pas, à elle seule, de déterminer celle de chaque traitement. Cloudflare publie un accord de traitement des données et des clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les transferts concernés. Lovable publie également un accord de traitement des données pour ses offres Business et Enterprise. Ces documents publics ne permettent pas de confirmer les contrats applicables ni les lieux de traitement pour l’ensemble du circuit Documalis et Wakastart. Vous pouvez demander les informations disponibles à l’adresse de contact indiquée ci-dessus. Les documents des prestataires sont consultables sur les pages Cloudflare et Lovable.
Durées de conservation
La durée maximale retenue pour les demandes de prospects sans suite commerciale est de 3 ans après le dernier contact émanant du prospect. Une relance envoyée uniquement par nos équipes ne prolonge pas ce délai.
Lorsqu’une demande aboutit à une relation contractuelle, les pièces utiles à cette relation et celles soumises à une obligation légale relèvent des durées applicables à ces finalités, distinctes de la durée des demandes de prospects.
Les durées des journaux techniques dépendent des services utilisés et de leurs réglages ; aucune durée précise n’a été vérifiée pour l’ensemble du circuit. Les éventuelles archives nécessaires au respect d’une obligation légale sont conservées pendant le délai prévu par le texte applicable, avec un accès limité aux personnes habilitées. Vous pouvez nous contacter pour obtenir les informations disponibles sur votre situation. La mise en œuvre de la durée de conservation dans le service Wakastart doit être vérifiée ; la publication de cette politique n’établit pas l’existence d’une suppression automatique.
Vos droits
Selon la situation et la base juridique du traitement, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière et, sans justification, à la prospection commerciale.
Le droit à la portabilité s’applique dans les conditions prévues par la réglementation, notamment aux traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause la licéité des opérations déjà réalisées.
Adressez votre demande à contact@documalis.com, en précisant le droit souhaité et les informations permettant de retrouver votre demande. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif adapté peut être demandé. Une réponse doit vous être apportée dans le délai légal, en principe un mois, avec une éventuelle prolongation motivée dans les conditions prévues par la réglementation.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Cookies et évolution de la politique
La politique cookies détaille les technologies utilisées lors de votre navigation. Cette politique peut être actualisée pour refléter une évolution du site ou des traitements ; la date de mise à jour figure en haut de cette page.