Un archivage probant qui garde la valeur de preuve de vos documents
Contrats, factures, pièces RH : vos documents restent intègres, traçables et restituables des années plus tard, dans le respect des exigences de la norme NF Z 42-013.
L’archivage probant conserve un document électronique de façon à prouver qu’il est intègre et fidèle à l’original. Documalis respecte les exigences de la norme NF Z 42-013, la référence française pour l’archivage électronique.
GED, SAE, coffre-fort : ne plus confondre
Documalis réunit la GED et l’archivage probant : un document validé et signé est archivé sans changer d’outil.
| Outil | Rôle | Documents concernés |
|---|---|---|
| GED | Gérer, faire circuler et valider les documents | Documents vivants, en cours de traitement |
| SAE | Conserver avec valeur probante | Documents figés : contrats signés, factures, pièces RH |
| Coffre-fort numérique | Stocker de façon sécurisée | Documents personnels ou sensibles |
Ce que garantit l’archivage Documalis
Intégrité
Le document archivé ne peut pas être modifié sans que cela se voie.
Traçabilité
Chaque versement, consultation et restitution est enregistré.
Conservation maîtrisée
Les durées de conservation sont définies par type de document.
Restitution fiable
Le document est restitué à l’identique, avec son historique.
Quelques durées de conservation de référence
Repères indicatifs : votre conseil juridique valide les durées applicables à votre activité.
| Document | Durée | Source |
|---|---|---|
| Factures | 10 ans | Code de commerce |
| Doubles des bulletins de paie (employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Contrats commerciaux entre commerçants | 5 ans | Code de commerce |
Questions fréquentes
Une question qui n’est pas ici ? Écrivez-nous.
Qu’est-ce que l’archivage probant ?
C’est la conservation d’un document électronique de façon à pouvoir prouver, des années plus tard, qu’il est intègre, qu’il n’a pas été modifié et qu’il peut être restitué fidèlement. C’est ce qui permet à un document électronique de servir de preuve.
Qu’est-ce que la norme NF Z 42-013 ?
C’est la norme française de référence pour les systèmes d’archivage électronique. Elle définit les exigences techniques et organisationnelles pour conserver des documents de façon intègre, traçable et pérenne. Documalis respecte les exigences de cette norme.
Quelle différence entre GED, SAE et coffre-fort numérique ?
La GED gère les documents vivants (création, circulation, validation). Le SAE (système d’archivage électronique) conserve les documents figés avec valeur probante. Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé, souvent personnel, pour stocker des documents. Documalis réunit la GED et l’archivage probant.
Peut-on détruire les originaux papier ?
Pour de nombreux documents, une copie numérique fiable peut remplacer l’original papier, à condition de respecter les règles applicables à chaque type de pièce. Le cadrage permet d’identifier les documents concernés.
Voyez Documalis sur vos propres documents
Une démonstration construite sur vos flux, vos volumes et vos outils.