« Art. A. 102 B-2.-I.-Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.
Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.
En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte. »

Le résultat final de la numérisation d’une facture doit être parfaitement identique sur l’écran et le support papier. propose dans ses solutions des bornes de numérisation professionnelles haute performance. Les documents capturés sont convertis en PDF et envoyés dans le flux de circulation associé.

« II.-L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. »

La GED restitue le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage dans la gestion documentaire. La traçabilité documentaire est assurée tout au long de la chaîne de traitement. Le Workflow a la capacité à retrouver instantanément une facture à n’importe quelle étape du flux.

« III.-Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
2° D'une empreinte numérique ;
3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL). »
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. »

Les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF, qui reste le format universel pour tous les systèmes. Conformément au décret, utilise un certificat externe à valeur probante, fourni par un tiers de confiance avec le système de hachage SHA256, un algorythme de cryptage spécifique aux authentifications fortes par certificat.
bénéficie de toutes les normes demandées par la législation française : la signature électronique, le cachet serveur, le dépôt coffre-fort électronique FNTC certifié Afnor NF Z 42-013 et l’horodatage fidèle des documents.