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Workflows personnalisés

Capturez, indexez, validez, signez et archivez vos documents

Workflow personnalisé

Capturez vos documents sortants


Documalis
offre plusieurs manières de capturer les documents à valider : depuis une imprimante virtuelle PDF compatible avec toutes les applications Windows, en sortie d’un autre flux courrier, facture ou collaboratif, depuis le scanner ou à partir d’un copieur multifonction en réseau, par recherche sur une boîte email ou un répertoire réseau. Les documents capturés sont convertis en PDF et envoyés dans le flux de circulation associé.

Validation et signature PDF


Les documents numériques circulent dans le flux de traitement prédéfini, en exploitant les bannettes de traitement
Documalis
. Ces dernières permettent de modifier les documents originaux de type bureautique et de visualiser, contrôler, annoter, signer, tamponner les copies PDF des documents. Toutes les opérations effectuées sur les documents sont archivées et tracées dans la gestion documentaire intégrée.

Des règles de débranchement conditionnelles


L’enchaînement des bannettes documentaires dans le flux peut être conditionné par la valeur de certains index attachés au document. En fin de flux, le document peut être publié vers l’extérieur ou enchaîné dans un autre workflow en fonction de la valeur des index saisis durant le flux.

Solution-workflow-personnalisable

Les usages les plus fréquents des workflows personnalisés


  • Validation et signature des devis et bons de commande des fournisseurs
  • Contrôle des propositions commerciales émises par l’entreprise
  • Traitement des documents unitaires et des lots à découper
  • Circuit de validation des notes de frais des salariés
  • Formulaires de demandes de congés
  • Validation des comptes-rendus et notes internes
  • Validation et mise à jour des documents qualité
  • Validation des virements bancaires
  • Gestion des réclamations et fiches SAV

Reconnaissance et Lecture Automatique des Documents
Documalis intègre des composants de Reconnaissance et de Lecture Automatique des Documents dans la phase initiale de capture des documents qui vont circuler dans les workflows personnalisés. Ces traitements permettent d’extraire de manière automatique et sans intervention humaine des informations présentes dans les documents, pour compléter les index documentaires et simplifier les plans de classement des documents dans la GED.
Routage multi canal

Les documents traités dans le workflow personnalisé sont archivés dans la gestion documentaire et peuvent être automatiquement redirigés vers un canal de sortie de type édition, envoi par email, dépôt sur disque réseau ou FTP, ou expédiés via un partenaire externe vers un coffre-fort électronique, en courrier postal simple ou recommandé ou via LRE (Lettre Recommandée Automatique).

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